Когато се говори за бизнес, едно от действията свързани с него, което отнема голяма част от времето, е в създаване и изпращане на фактури на клиентите. Разбира се, това е основната операция, която е в основата на поддържане на един бизнес успешен и паричния поток висок.
За съжаление фактурирането може да отнеме изключително много време, в зависимост от размера на един бизнес. Проблемът нараства, докато расте и бизнесът. И всичко това означава тонове хартия, папки, място, което трябва да се намери за документите, купища нови и нови фактури, описи….За да се спре всичко това, решението е бизнесът да мине към онлайн издаване на фактури чрез Hilix генератор на фактури. Това може да бъде от всяко електронно устройство – компютър, таблет, смартфон. Но освен, че ще спести много време, има и редица други предимства. ето някои от тях:
- По-лесно е за вас
Излишно е счетоводителят да попълва всички фактури ръчно в края на месеца.
С онлайн фактурирането цялата тази досадна и отнемаща време ръчна работа се извършва автоматично. Просто се въвежда информация за контакт на клиента веднъж и след това информацията автоматично се попълва във фактурата само с едно щракване на бутон.
2) По-лесно е за клиентите
Точно както един счетоводител или служител, ръководещ финансите трябва да изпрати много фактури, вероятно клиентите на фирмата също получават тонове фактури.
Без значение колко важна е тази фактура за един бизнес и за един клиент, това е просто още един лист хартия сред безкрайната купчина задачи.
С онлайн фактурирането може не само да се помогне да се намали количеството хартия на бюрото на клиентите, но и нараства вероятността те да стигнат до фактурите по-бързо, а не да останат затрупани.
Просто е – колкото по – лесно се направи процесът клиентите да плащат, толкова по-бързо собственикът ще получите парите си.
3) Фактурите се изпращат незабавно
Вече е минало времето, в което фактурите се изпращаха по пощата. Днес автоматизираното фактуриране позволява те да се изпращат незабавно, независимо от часа или деня от седмицата.
Няма повече чакане до края на месеца за обработка на фактури; по този начин можете да ги извадите веднага щом приключите работата, за да последва и заплащане.
4) Няма риск фактурите да се загубят
Когато се изпращат фактури чрез обикновената поща, винаги има малък риск те ви да се загубят. Ако някоя се изгуби, ще остане въпросът, защо този клиент не е платил, без отсрещната страна да знае, че той изобщо не е получил фактурата.
Има го и моментът, дори фактурите да стигнат до клиентите, все пак да има вероятност те да загубят или да забравят за тях.
Онлайн фактурирането не само, че елиминира такива потенциални проблеми, но и прави копие на фактурите за по-късна справка.
5) По-добра възможност за проследяване
Това предимство е продължение на предишното. С възможностите за онлайн проследяване можете да се получи известие, че клиентите са получили фактурите ви. Това е изключително ценно.
Така няма да има извинения за клиенти, които не плащат, тъй като ще има цифров запис за това кога са изпратени фактурите ви. Освен това така няма как изпращачът на фактурата да се чуди, дали в действителност я е изпратил или само си е мислил да го направи.
6) По-малко документи
Както вече стана ясно, онлайн фактурирането премахва проблема със затрупаното бюро, като запазва всички ваши фактури, съхранявани като файлове с данни на компютър. Така ще има лесен достъп до тях, когато има нужда от тях, но без да се налага да се преглеждат купища документи.
7) Спестява пари
Намаляването на хартията намалява и разходите за фактуриране. Първо, има цена на хартията, върху която е отпечатана фактурата. След това има цена на пощенските пликове, печати и пощенски разходи . И накрая, освен ако всичко това не се погрижите лично всичко, най-вероятно ще трябва да се плати на друг човек, който да го направи.
8) Възможности за отчитане
С възможностите за подробно отчитане, които повечето софтуери за онлайн фактуриране предлагат, данните за фактуриране ще бъдат по-организирани от всякога.
Всички фактури могат бързо и лесно да бъдат организирани по дата, клиент, тип работа или друг показател. Също така ще може да се види кои фактури са платени, кои са в очакване на плащането.
Това ще ви даде много по-ясна представа за прогнозите за паричния поток на бизнеса, което ще направи счетоводството и управлението на бизнеса много по-лесно.
9) Мобилна достъпност
С базирания на облак софтуер ще имате достъп до системата си за фактуриране отвсякъде, дори когато сте в движение.
Ако трябва да пътувате за среща с клиент, ще можете веднага да им изпратите фактура, без да се налага да чакате, докато се върнете в офиса. Също така ще можете да свършите работа от вкъщи или да изпратите бърза фактура през уикенда с минимални смущения в деня си.
10) По-професионално
Онлайн фактурите придават на вашите операции важен професионализъм. Той също така елиминира потенциала за несъответствия и грешки.
