Въпреки голямото разнообразие от текстообработващи и офис пакети, предпочитанията обикновенно са поделени между популярният софтуер на Microsoft и неговата свободна алтернатива OpenOffice (а след авантюрата с Oracle и LibreOffice).
Това сякаш поставя в неизгодна позиция уеб-базирания пакет на Google – Docs, който макар и стартирал едва в началото на 2007, вече предлага широка гама от услуги и инструменти за обработка на документи, таблици, презентации и други.
Вижте защо харесваме Google Docs и как да го използваме по-ефективно (в галерията са качени и скрийншоти):
1. Споделяне и съавторство
Една от добрите страни на Docs е възможостта всеки да публикува публично своите документи, без да е необходимо предварителното им качване някъде в мрежата. Степента на публичност може да се ограничава и само в рамките на тези, които притежават линк към документа.
Ако обаче целта е работата да бъде следена или дори редактирана от външен човек много по-удачно е да се сподели документа с него. Така всички “съавтори” могат да работят едновременно върху едно копие, като промените се отразяват моментално. Условието обаче е всеки съавтор да притежава акаунт в Google Apps (поща в gmail).
За да споделите документ използвайте бутона Share в горният десен ъгъл над него.
2. История на редакциите
Горното може да остави някой с погрешното впечатление, че делегирането на права върху различни документи неминуемо ще доведе до хаос от непроследими промени. Docs се грижи да поддържа изряден архив на всички редакции, в който фигурират точната им дата и час, както и името на потребителя, от който са извършени.
За да видите историят от главното меню изберете File -> See revision history.
3. Бъзри клавиши
Както и в други услуги на Google, в Docs също са интегрирани бързите клавиши за достъп и управление на различни функции. Освен стандартните комбинации за форматиране на текст като Ctrl+B, Ctrl+U и т.н., всяко от приложенията в пакета разполага и със собствен набор от клавиши.Електронните таблици например притежават комбинации за навигиране между клетките, преместване на съдържанието, избор на меню и т.н. При презентациите са добавени команди за избор на слайд, редактиране на елемент от него и други.
4. Шаблони
Шаблоните са нещо, което обикновенно свързваме с презентациите. Docs Presentations не прави изключение и предлага стандартен сет от около 15 различни шаблона с няколко лейаута. Много по-интересен обаче е пълният наборът от шаблони за документи, таблици, форми и чертежи, който може да се разгледа в необятната галерия на пакета.
Вътре може да се намери за всекиго по нещо – от шаблони за CV-та и мотивационни писма, до теми за рецепти, официална кореспонденция, бизнес карти и визитки, темплйети за сценарии и много други.
За да използвате шаблон от бутона Create New в главната страница на Docs изберете From Template …
5. Пълен бекъп
Въпреки, че всички документи в Docs се съхраняват в облака и не зависят от евентуален срив в персоналния компютър или отказ на хард диска, всеки който пожелае може да свали всичко и локално. При това по време на свалянето може да укаже в какъв формат да се конвертират документите. Понастоящем Docs поддръжа почти всички валидни формати за електронен текст като HTML, RTF, PDF, OpenOffice, Microsoft Word и Excel за документи, Powerpoint за презентации и т.н.
За да свалите файл, селектирайте го в главния списък и от меню Actions изберете Download.
6. Добавяне на изображения
Включването на картинки в текста не е нищо сложно и ако не бяха няколкото наистина удобни предимства на тази функция вероятно дори нямаше да я споменем. Първо вместо задължителната опция за качване от локалната машина, може да се използва най-обикновенно drag&drop преместване на изображението от десктопа или директорията в документа.
Освен локално картинката може да се търси и директно в Google Images или Picasa Album (в случай, че потребителят разполага с такъв). Допълнителни филтри за гама и цвят, както и тип на картинката правят избора по-насочен и лесен.
За да добавите изображение от главното меню изберете Insert -> Image.
7. Видео в презентациите
Подобно на горната функционалност, в Docs Presentations е реализирана възможност за добавяне на видео в слайдовете. Разбира се, поне за момента, единственият източник е YouTube, но тъй като там може да се намери почти всичко, това не е чак такъв проблем.
За да добавите видео от главното меню изберете Insert -> Video.
8. Съхранение на не текстови файлове
Сигурно сте чували за облачните сторинг услуги на различни компании. Е, ако се нуждаете от място, където да съхраните колекцията си от mp3-ки или всички гейм трейлъри от Duke Nukem ‘98 досега можете да се възползвате от предлаганото на всеки потребител 1 GB свободно пространство в Docs.
За използване на допълнителено място, Google предлага няколко плана, които се заплащат на годишна база. Например + 20 GB струват $ 5 на година, 80 GB – $ 20 и т.н. до страховитите 16 TB за малко над $ 4000 годишно.
За да качите файл използвайте бутона Upload -> Files / Folders от началната страница.
9. Интеграция с Gmail
Изглежда Google искат да интегрират всяка своя услуга с Gmail. В случая с Docs в това няма нищо лошо, тъй като прави работата с прикачени документи много по-бърза и ефективна.
За да прикачите документ към мейл изберете Email as Attachment… от менюто Collaborate.
Ако използвате специална настройка в Gmail можете да търсите фраза едновременно сред писмата и документите си. За целта от Mail Settings (бутонът горе вдясно) изберете секцията Labs и активирайте инструмента Apps Search.
Бонус: Google Viewer
Viewer е инструмент, с който могат да се разглеждат най-различни файлове от мрежата в рамките на Google Docs, без да е необходимо предварително да се свалят или записват някъде. Поддържаните формати са .doc, .docx, .ppt, .pdf, .pages, .psd, .ai, .tiff, .eps, дори .zip и .rar. При желание потребителят може да запази файла в Docs акаунта си или да сподели линка с приятели.
