Използвайте новата 2013 г. за да промените старите си навици и да увеличите максимално възможностите си за печат.
Новите технологии и цялостни решения за печат на Хюлет-Пакард предоставят на предприятията насоки за оптимизиране на тези възможности, както и за съкращаване на разходите, повишаване на ефективността и дигитализиране на офиса чрез:
– взимане на интелигентни решения по отношение на портфолиото за печат, съхранението и управлението на документи
– изпращане на възможно най-добрите материали на клиенти и потребители
– споделяне и насърчаване на най-добри фирмени практики в създаването на документи
– създаване на впечатляващо и вдъхновяващо работно място
Организирайте се
Всеки знае, че добрата организация на документите означава по-добра ефективност и по-ведра атмосфера на работното място. Ако още не сте я постигнали – научете повече за облачното управление на документите и започнете да приемате принтерите си като ново средство за организирането на документи.
Генерирането на огромни количества корпоративна и правителствена информация води до необходимостта от рационализация на управлението и достъпа до данните.
Новите HP LaserJet Enterprise flow MFP M525c и HP LaserJet Enterprise colour flow MFP M575c предлагат по-висока производителност при обработката и споделянето на документи. Това осигурява идеална платформа за дигитализация с първокласна двойна сканираща глава – технология HP EveryPage, която гарантира, че страниците се подават една по една, както и въвеждане на данни, което ускорява прехода от хартиен към цифров офис.
HP Flow Content Management (CM) Professional е облачно решение за управление на съдържанието, което предоставя на бизнеса пълен комплект от доказани инструменти за заснемане, съхранение, търсене, извличане и споделяне на документите, позволяващо по-ефективно управление на данните.
HP Flow CM Professional ви помага за ефективното и сигурно съхранение на корпоративната информация в една онлайн дестинация, позволявайки ви удобен достъп до данните, когато и където ви потрябват.
Използвайте вашия компютър, смартфон, таблет, многофункционално или сканиращо устройство за заснемането и изпращането на комбинация от хартиени и електронни документи.
Интуитивният дизайн и мощните възможности за търсене ви помагат бързо да намирате необходимото съдържание, което означава по-малко време за търсенето на информация и повече за използването й.
Съхранявайки съдържанието си в облака, вие разполагате с денонощен достъп до информацията си практически отвсякъде – дори и от мобилното ви устройство – и избягвате комбинирането на хартията с дигиталните процеси с помощта на сигнали и уведомления за създаването на прости работни потоци онлайн.
Дигитализацията на хартията е ключова тенденция. Глобалният доклад на HP за въздействието на печата върху околната среда за 2012 г. установи, че 33% от предприятията са намалили обемите си на печат поради използването на файлове в електронен вид и необходимостта от намаляване на бумащината. Въпреки това 75% от критичните за бизнеса документи все още се управляват както на хартия, така и електронно (източник: IDC, New Frontiers for Financial Services Institutions Document Solutions: Managed Production Print Services).
Само си помислете за пространството, което можете да освободите, както и за резултатите, които можете да постигнете, ако организацията ви реши да прехвърли управлението на документите си към облака.
Полезен съвет: Помислете за нуждите си. Разполагате ли с множество данни за съхранение и нуждаете ли се от рационализация на управлението и достъпа до информация? Облачните решения дигитализират офиса и улесняват достъпа до данните.
Влезте във форма за печат
Провеждали ли сте анализ с цел да идентифицирате нуждите от печат на вашата организация, както и за да подсигурите оптимизацията на печатната ви инфраструктура? Разполагате с твърде много хардуер и се нуждаете от рационализация за повишаване на производителността? Отговорете си на въпроса дали използвате предимно цветен печат – не само за вътрешни, но и за външни цели – и колко точно печатате.
Проучването на HP установи следното: 86% от предприятията искат да намалят разходите си за печат/копиране, 82% желаят да повишат производителността на потребителите си, а 60-80% – да намалят броя на принтерите си. Поради тази причина 58-80% от компаниите подменят принтерите, предназначени за един потребител с устройства, работещи в работна група.
Можете да проведете теста за ефективност HP Print Efficiency Analysis, разработен от компанията съвместно с InfoTrends. Този онлайн инструмент ще извърши бърз и качествен анализ на печатната ви среда, помагайки ви да откриете потенциалните неефективности и в същото време ще ви предостави полезни насоки как да подобрите работата в офиса и да намалите разходите си за печат.
Полезен съвет: Консолидирането на хардуера и минимизирането на разходите не се свежда единствено до централизиране на устройствата за изображения и печат. Вие трябва да предприемете балансиран подход за разгръщане, гарантиращ на потребителите лесен достъп до необходимото им устройство, което от своя страна ще повиши удобството, ефективността и производителността без да увеличава общите разходи за притежание.
Освен това можете да се научите да управлявате настройките на принтера си, който при правилна употреба може да постигне удивителни резултати. Научете се как да контролирате настройките за качество на печата и вида на хартията. По този начин, избирайки правилните настройки за всяка задача, ще получите по-добри резултати.
Уверете се, че използвате само оригинални мастила и хартии на HP – оригиналните мастилници и тонери на HP дават много по-добри резултати от рециклираните, що се отнася до качеството и надеждността на печата.
Анализът за откриване на работни потоци HP Workflow Discovery Assessment може да бъде положителна първа стъпка: http://www.hp.com/large/ipg/gateway/pdfs/hp_workflow_discovery.pdf. Той анализира текущите практики и препоръчва алтернативни възможности, използващи функции като сканиране към електронна поща, сканиране към папка и сканиране към факс, налични в многофункционалните принтери на Хюлет-Пакард. Този „дигитален към дигитален“ пренос на данни намалява необходимостта от традиционните версии на хартиен носител – независимо дали става дума за печат, копиране или факс – и ускорява бизнес процесите като цяло.
Освен това анализът може да определи дали прилагането на конкретни решения, като например – печат по заявка, ще подобри сигурността и ще отговори на нормативните изисквания за защита на данните и отчетност. Оценката също така идентифицира области, където е възможно намаляване на излишния печат.
Станете по-зелени
Не забравяйте ролята, която принтерите могат да изиграят за превръщане на офиса в по-екологично съобразно място. От американската агенция за защита на околната среда обявиха, че потребителите генерират 66% от потреблението си на енергия вечер и през почивните дни, тъй като не изключват ИТ оборудването си.
HP Auto-On Auto-Off е поредната иновация в индустрията – интелигентна функция, която може да включи принтера, когато се нуждаете от него и да го изключи, когато не го ползвате, подобрявайки енергийната ефективност на корпоративните потребители до 20 пъти.
Можете да повишите екологичния си ангажимент като използвате плана за действие за печат HP Green IT Action Plan, както и калкулатора за изчисляване на въглеродния отпечатък от HP.
Предприятията осъзнават все по-ясно въздействието си върху околната среда и това се дължи особено на по-широкото разпространение на национални инициативи и програми. Глобалният доклад на HP за въздействието на печата върху околната среда за 2012 г. установи, че висок процент от потребителите започват да мислят по-екологично, когато става въпрос за печат, а 74% рециклират мастилниците си по пощата.
Полезен съвет: Можете да направите следното, за да намалите екологичното въздействие на печата си и същевременно да спестите средства:
1. Оптимизирайте печатната си среда, за да спестите енергия, въглеродни емисии, хартия и разходи
2. Използвайте инструменти за управление на енергията, като например конзолата ecoSMART
3. Преразгледайте стратегиите си за управление на хартията, като използвате:
– двустранен печат – наложете двустранен печат на мрежово ниво с HP Web Jetadmin и Universal Print Driver, с цел намаляване консумацията на хартия с 25%
– наложете решения за печат по заявка и чрез ПИН код – решенията, изискващи потребителско удостоверяване, могат да намалят броя на погрешно и повторно разпечатаните документи, както и на непотърсените такива, с до 30%
– HP Smart Print – разпечатвайте само необходимото и намалете консумацията на хартия при печат от интернет
– оригинални мастилници за печат на Хюлет-Пакард – осигуряват винаги гарантирано качество в сравнение с рециклираните мастилници, спестявайки Ви скъпоструващи препечатки
– дигитализирани хартиени процеси – дигитализирайте документи и сканирайте към папка и електронна поща, подобрявайки ефективността на работния поток и намалявайки ненужния печат с помощта на многофункционални устройства
4. Рециклирайте мастилници с програмата HP Planet Partner Program, позволяваща лесното и удобно рециклиране на оригинални HP Inkjet и LaserJet консумативи в 35 страни в Европа, Близкия Изток и Африка. Компаниите трябва само да посетят www.hp.com/recycle, за да поръчат кутии за събирането на мастилници за рециклиране
5. Купувайте принтери с екологични функции
6. Рециклирайте принтерите си
Хюлет-Пакард вдига летвата по отношение на енергийната ефективност. През 1984 г. годишното потребление на енергия на един принтер HP LaserJet се равнява на 42 евро, докато през 2010 г. еквивалентният разход на сравним модел е едва 1,30 евро на година.
Чрез рационализация на интензивните документни процеси Вие можете да създадете ефективна среда за събирането, управляването и споделянето на информация. Освен това многофункционалните устройства на HP спомагат за подобряване на устойчивостта на околната среда, а дигитализирането на документи и сканирането към папка и електронна поща подобряват ефективността на работния поток и намаляват ненужния печат с до 70%.
http://www.hp.com/global/uk/en/laserjet/hub/HP-ecosmart.html
Бъдете готови да направите добро първо впечатление
Какво говорят фирмените ви материали за вас? Смята се, че повечето хора ще си съставят мнение за вас в първия момент след като ви срещнат, като това мнение вероятно никога няма да се промени. Да направите добро първо впечатление е изключително важно, защото разполагате с един-единствен шанс.
От тази гледна точка не трябва да подценявате значението на високото качество и добре подготвените печатни материали за всеки нов бизнес и всички дейности като цяло.
Проучване на InfoTrends установи, че едва 62% от предприятията отчитат, че кореспонденцията им е ефективна до определена степен, докато 50% от малките компании са категорични, че дизайнът на всяко писмо има пряко влияние върху неговата ефективност (източник: InfoTrends Research).
Полезен съвет: Прегледайте цялата фирмена литература и всички ваши брошури, визитки и други материали и си отговорете честно какво казват те за бизнеса ви? Ако ресурсите ви го позволяват, работете с дизайнер, който да освежи и актуализира корпоративния ви стил или посетете HP Creative Studiо на адрес: http://www.hp.com/hho/smb_hp_create, където можете да намерите шаблони за изработването на всички ваши бизнес материали.
Освен това можете да спестите средства като извършите печата в офиса като разпечатвате материали само при нужда, уверявайки се, че са напълно актуални.
Убедете се, че използвате най-добрите мастила и хартии – фотохартия или хартия за брошури може да доведе до осезаема разлика в качеството на фирмените материали.
Бъдете креативни
Кога за последен път актуализирахте работната си среда? Проучванията показват, че ангажираните служители работят по-добре, което е от решаващо значение за успеха на бизнеса, а физическата работна среда поражда по-голяма ангажираност (източник: Aon Hewitt, 2012 Trends in Global Employee Engagement, стр. 17).
Служителите ви наясно ли са с резултатите, които могат да бъдат постигнати чрез ефективно използване на принтерите? Глобалният доклад на HP за въздействието на печата върху околната среда за 2012 г. установи, че 10% от анкетираните бизнес потребители смятат, че печатът „дава възможност за креативност“, докато 26% вярват, че той „позволява по-голяма производителност“. Следователно, отключете креативността на служителите си като се уверите, че са наясно с резултатите, които могат да бъдат постигнати в офиса.
Полезен съвет: Насърчете членовете на екипа си да персонализират работното си място и да отпечатат изображения, които са вдъхновяващи или важни за тях. Освен това можете да помогнете за подобряване на организацията и производителността на персонала като изложите стратегически документи, календари и диаграми на различни места в офиса. Но „мислете мащабно“ и ги разпечатайте в А3 формат с качествен дизайн – съдържанието трябва да е привлекателно и да обогатява, а не да „замърсява“ работната среда.
