Как бизнесът може да спечели от излязъл от употреба софтуер

„Пенсионирането“ на софтуер все повече участва като ключов елемент от стратегиите за оптимизация на ИТ разходите. В съвременните софтуерни среди пенсионирането на остарели или излишни активи дава възможност на компаниите да използват лицензите по-ефективно, да подобрят съответствието и да намалят общата обща цена на притежание (TCO).

Процесът обикновено включва деинсталиране на програми или извеждане от експлоатация на хардуера, който ги управлява. Когато се управлява сигурно, пенсионирането на софтуер не само предотвратява ненужните разходи, но и подобрява управлението на софтуерните активи, създавайки осезаеми възможности за дългосрочни спестявания.

Превръщане на сценариите за пенсиониране в спестявания

Няколко често срещани сценария подчертават възможностите за пенсиониране на софтуер. Един от тях е премахването на ненужен или излишен софтуер, често наричан „shelfware“ – лицензи, закупени, но оставени неизползвани, които не генерират стойност за организацията. Когато хардуер като компютри или лаптопи вече не е необходим, инсталираният на тях софтуер може или да бъде преразпределен вътрешно, или да бъде продаден на специализирани брокери.

Друг път към ефективност може да бъде коригирането на моделите на лицензиране. Например, компаниите, които не използват пълния обхват на услугите на Microsoft 365 Business, могат да обмислят преминаване към по-рентабилни абонаментни планове или приемане на хибридна стратегия, която комбинира абонаменти с постоянни продукти. Преходът от OEM или FPP към обемно лицензиране може също да доведе до подобрения в ефективността на управлението, внедряването и функциите.

Организациите могат да изберат да адаптират софтуерните издания, като заменят по-високите, богати на функции (и скъпи) версии с по-ниски издания, които са по-подходящи за текущите нужди, или обратно, да надстроят по-ниски издания, когато са необходими по-модерни инструменти.

Виртуализацията предоставя допълнителни възможности. Неизползваните или неактивни виртуални машини, независимо дали са локални или в облака, могат да бъдат изключени, освобождавайки софтуерни лицензи за пенсиониране или преразпределение. Ефективното управление на виртуализацията намалява риска от недостатъчно или прекомерно внедряване, като съгласува номерата на лицензите с действителното използване. Практически пример е замяната на множество лицензи за Windows Server Standard, всеки ограничен до две виртуални машини, с един лиценз за Windows Server Datacentre, който предоставя неограничени права за виртуализация.

Сценариите за край на жизнения цикъл също водят до необходимостта от пенсиониране. След като даден издател обяви, че даден продукт вече няма да получава актуализации за сигурност или функции, организациите, обвързани от политики, изискващи най-новия софтуер, трябва да планират миграция към по-нови версии. Плановете за поддръжка, предлагани от издателите на софтуер, са друга област за проверка. Въпреки че пакети като Software Assurance на Microsoft предоставят права и поддръжка, те не винаги оправдават разходите си, особено когато допълнителната техническа помощ води до допълнителни разходи. В такива случаи коригирането или дори прекратяването на плановете за поддръжка може да намали разходите, без да се отрази на оперативната непрекъснатост.

Отключване на нови възможности

Амортизацията на ИТ активите е естествен процес и въпреки че хардуерните активи обикновено са обхванати от политиките за извеждане от употреба на ИТ активи (ITAD), пенсионираният софтуер също може да запази значителна стойност. Вместо да изхвърлят излишни лицензи, организациите могат да генерират възвръщаемост, като ги продават на специализирани партньори. Компании като Forscope предоставят консултации относно стратегии за пенсиониране и предлагат закупуване на постоянни лицензи, които вече не се използват, което позволява на бизнеса да оптимизира разходите и да бюджетира по-ефективно за бъдещи ИТ инвестиции.

Пенсионирането на софтуер също има положително въздействие върху ESG показателите на компанията, особено в екологичното измерение. Извеждането от експлоатация на неизползван софтуер и свързан хардуер намалява консумацията на енергия и удължава жизнения цикъл на активите, докато изключването на излишни виртуални машини подобрява ефективността на центровете за данни. Освен това, препродажбата на постоянни лицензи на партньори като Forscope насърчава практиките на кръговата икономика, като дава втори живот на цифровите активи, вместо да ги оставя да се разхищават.

„Повторното ползване на софтуер не е само за намаляване на разходите, но и за управление на рисковете и отключване на нови възможности. Като третират неизползваните или изтеклите лицензи като ценни активи, а не като невъзстановими разходи, организациите могат да постигнат както по-голяма финансова ефективност, така и по-строго съответствие“, подчертава Матеуш Дроздовски, ръководител „Решения“ във Forscope.

С ускоряването на технологичните цикли, все повече компании започват да гледат на повторното ползване на софтуер като на въпрос на стратегия, а не като на просто почистване.